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    XX保險分公司資金管理內部控制問題與改進建議

    時間:2015-01-07 來源:未知 作者:學術堂 本文字數:4221字
    論文摘要

      一、XX 保險分公司資金管理內部控制現狀分析

      (一)公司簡介

      XX 保險分公司成立于 2003 年,是我國目前最大的人壽保險公司。截至 2013 年底,XX 保險分公司資產總額達到 17 263.29 億元人民幣,高居國內保險行業榜首。公司主要提供個人人壽保險、團體人壽保險、意外險等諸多服務和產品。經過數十年的努力,公司已經建設了高效的客服服務專線和企業官網。XX 保險分公司的主要保費收入來自個險及團險,還有中介代理,如圖 1 所示。截至 2013年底,個人代理渠道獲得的保費收入達到 637 362.18萬元,較上年同比上升了8.27%;團險渠道獲得的保費收入達到 58 372.82 萬元,同比下降 17.26%;中介代理渠道獲得的保費收入達到 687 263.29 萬元,同比下降了 9.02%。

    論文摘要

      從具體的市場占比可以看出,2013 年 XX 保險分公司的保費收入總額達到 138.29 億元。其中,個險保費收入占比達到 46.09%,中介代理保費收入占比達到49.69%,團險保費收入占比達到 4.22%,如表 1。

    論文摘要

      (二)資金管理內部控制現狀

      1.控制環境

      (1)公司治理和組織結構

      XX 保險分公司建立了較為完善的企業內部治理結構和決策機制,并且設立了專業的審計委員會、風險管理委員會,還有投資決策委員會等幾個重要的內部控制部門,如圖 2。

    論文摘要

      此外,在風險管理方面,XX 保險總公司根據國家保監會制定和頒發的《保險公司風險管理指引(試行)》和《人身保險公司全面風險管理實施指引》設立了堅持以風險管理為核心的三道風險控制防線:第一道防線是由各級公司以及各個職能部門共同組成的,分別對業務前端進行識別以及評估、監控以及報告風險;第二道防線是由企業董事會風險管理委員會、企業內控和風險管理委員會及風險管理部門共同組成的,主要工作內容是制定各種風險制度以及限額,并提出有效建議;第三道防線主要由企業董事會審計委員會、企業內部審計及監察部門共同組成,專門針對企業的風險管理流程以及風險控制程序,還有各項風險控制活動作出監督,如圖 3。

    論文摘要

      (2)分公司組織結構

      公司采取的是扁平化組織結構,總經理辦公室主要負責公司的日常管理以及綜合協調方面的工作,管理人力資源部和財務部,并對公司所有的業務收入及費用支出進行直接管理;紀委書記主要負責紀檢監察、內控合規及銷售督查等相關風險管控效能方面的工作。

      2.風險識別和預警體系

      為了有效保障公司建立更加健全的機制,根據企業的發展目標分析和識別內外部風險以及采取有效的監控對策,公司專門成立了內控和風險管理委員會,負責公司內部的所有評估工作,建立了較為完善的內部監督組織。此外,公司還設立了內控合規部、監察部以及區域審計中心,針對每一個部門的具體工作職責作出明細。

      公司還設置了風險預警指標,并且定期對數據作出分析,評估不同的外部風險。各項風險指標都設置成“紅”、“黃”、“綠”三個等級,根據各個指標的具體計算結果和相對應的風險限額,確認每一個指標對應的風險等級以及所屬狀態。

      3.資金流轉中的控制活動

      (1)職責分工和授權批準控制

      公司對其下屬的資金管理部內各個崗位都制定了明確的工作職責和權限,保證不同的崗位在進行資金監控以及資金計劃的不同環節都擁有不同的權限,如表 2。

    論文摘要

      此外,公司還制定了《企業內部控制應用指引》,配備了專業的人員從事資金管理業務,并對資金業務從業人員采取定期輪崗的措施,有效防止員工出現舞弊行為。

      (2)現金及支票控制

      公司在現金以及支票控制等環節采取的措施主要有:第一,在收付費環節,所有的資金劃撥工作都應該按照每天的資金憑證以及收付費崗的結單金額完成核對,并且做到當日賬當日清。因為保險公司多通過銀行轉賬或網銀等方式收取保費,所以在收付費控制方面,應該對銀行劃賬作出有效管理。第二,為了有效加強資金在系統中的運用以及管理,分公司根據總公司制定的《關于明確周轉金考核相關問題的通知》對周轉金采取余額管理方式,并把超出規定限額的資金全部上劃到總公司。

      二、資金管理內部控制問題分析

      (一)績效考評機制中內控指標占比太低

      公司主要的績效考評指標(如表 3)是根據保費收入而定的,對壽險銷售市場份額以及銷售業績十分看重,但忽略了內部控制的加強,即使 XX 保險分公司已經建立了較為完善的內部控制制度,但內部控制相關考核指標在企業績效考評體系中占比太低,企業比較重視保費收入指標是否完成,進而導致企業員工對加強企業內部控制方面的重視程度不夠,且執行力偏低,整體的風險防范意識較差。公司管理人員多將管理重心放在提升銷售業績指標方面,對于內控建設以及風險管控重視不夠。

    論文摘要

      (二)監督和自我管控力度不夠

      XX 保險分公司對企業財務管理方面的工作都是根據總公司的要求執行的,沒有更多的自主性。總公司下屬的分公司資金管理監控大部分關注點在保證資金使用安全,針對資金檢查力度明顯不夠,總公司對分公司的資金管理情況檢查不夠細致,對于基層操作中存在在諸多問題采取無視的態度。隨著企業監管力度不斷加大,企業各項管理制度在快速完善,企業內控措施不斷得到細化,企業各個崗位的工作人員以及工作流程也在進一步細化中,但是在具體操作過程中,卻存在嚴重的操作執行力水平下降現象,導致管理上存在較大漏洞,如現金盤點和實際不符、管理不夠嚴格、憑證制作不合法規等。

      (三)業務操作流程不夠精簡

      企業設置的很多業務操作流程太過繁瑣,在實際執行過程中無法做到靈活變通。公司在制定業務操作流程的過程中沒有考慮到加強企業內部控制建設以及提升員工工作效率之間的關系,所有的報銷費用都需要經過復雜的審批程序,加之每天報銷的費用非常多,影響了工作人員的辦事效率。

      (四)現金收付費管理依舊存在風險

      從 2010 年起,XX 保險分公司采取兩條收支管理路線,收入賬戶上的所有資金都上劃到總公司賬戶,然后由總公司下達周轉金額度,并在周轉全額度內統籌安排資金頭寸,把超額資金分成普通險以及分紅險上劃到總公司;支出賬戶資金都由總公司根據子公司上報的年度計劃進行下劃。各個子公司采取銀行轉賬方式進行保費的收取有較大的比率差距,存在收付費銀行轉賬率發展極不平衡的情況。

      (五)潛在風險缺乏具體的風險應對流程

      目前 XX 保險分公司對其經營現狀及管理水平能夠作出較為完善的風險評估,但是針對突發事件以及保險市場發生較大變動的情況下常常反應遲鈍。針對潛在風險評估的相關操作流程并未制定固定化的流程,也缺少具體的風險管理流程,尚未采取有效應對措施,最終給公司帶來了較大的影響。

      三、資金管理內部控制改進建議

      (一)改良績效考核機制和內控環境

      1.組織內控培訓和競賽

      公司內部控制部門和教育培訓部門可以聯合起來組織員工參加內部控制相關知識培訓和考試,制定內部控制相關手冊,強化員工的內部控制和風險防范意識。鼓勵員工參加專業技術考試,強化員工專業技能以及思想水平,保障企業的內部控制制度能夠真正落到實處。

      2.提升績效考評中的內控比例

      提升績效考評中內部控制所占比例應引起公司領導的足夠重視。此外,公司還應該將企業高管業績合同中的風險管理和控制指標設定成“優秀”、“良好”、“不及格”三個區間,針對企業管理人員風險管控過程中的實際得分給予一定的獎勵和懲罰。

      (二)加強系統內資金管理監控力度

      對公司的所有事項做好資金檢查方面的工作,嚴格考核資金管理的各個環節,針對違規操作的工作人員應該給予大力度的處罰,以全面提升工作人員業務操作的謹慎性及效率。對企業銀行賬戶和周轉資金嚴格監控,不能出現“放水”的情況,所有行為都應該按照規章辦事,保證各項工作檢查不留死角。尤其需要分析引起退保的主要原因、企業業務經營還有現金流方面的影響情況及危機處理方面的準備等。

      (三)優化業務操作流程

      公司應該針對流程節點效率作出改進,提升企業業務運營效率。刪除無效的工作環節,改進費用報銷整個模塊中的操作功能,讓其變得更加實用和方便,盡量減少操作流程(如表 4)。對于費用報銷審批環節還應設定具體的工作時限,做到把工作時限列入企業員工工作能力水平考核當中。

    論文摘要

      不僅要對業務流程作出優化,同時還應該對企業員工實施新系統上線之后的業務操作培訓,加強風險意識方面的宣傳和領導工作,讓企業員工盡快了解和掌握新系統,全面提升員工工作效率。

      (四)取消現金收付費,全面實行轉賬管理

      保險公司應進一步加強和銀行等相關金融機構之間的合作,解決客戶在繳費過程中出現的各種問題。公司銷售員工還應該對客戶進行宣傳和倡導使用收付銀行轉賬工作,把轉賬管理工作當作是客戶經營以及開發客戶資源的有效舉措,全面提升銀行轉賬率。全面調動各個分公司以及銷售部門的工作積極性,公司還應該加快推行全面業務給付轉賬支付業務,主要包含退保金、賠款還有給付等。

      (五)針對潛在風險制定應對方案

      公司資金管理部門經理應和企業財務總經理獲得聯系,并啟動“應急資金下撥流程”,有效保障企業資金流能夠暢通運行。企業資金部門管理經理還應在最短的時間內確定應急事件負責人,并針對操作中遇到的各種問題給出解決辦法;總結應急處理經驗,提交相關調查報告,為制定詳細的風險管理內部控制機制提供有效參考。

      結 語

      資金管理內部控制對于企業的經營管理及風險管理都具有重要的作用,特別是對于負債性比較高的保險公司。因此,充分做到合理使用和控制資金,有效防范各種資金風險,切實保障企業能夠獲得足夠的資金持有量,這是保險公司能夠長期生存以及發展的必要條件,也是企業資金管理內部控制的核心目標。

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