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    FB公司存貨內部控制現狀與問題分析

    時間:2017-04-07 來源:未知 作者:傻傻地魚 本文字數:6426字

      第三章 FB 公司存貨內部控制現狀與問題分析

      3.1FB 公司基本情況。

      3.1.1FB 公司簡介。

      FB 公司是一家以生產汽車懸架系統為主的制造企業,主要為國內各大整車主機廠提供汽車配套的零件,配合研發設計及售后服務等。其中一汽大眾、一汽轎車、天津豐田、長城、江淮汽車等是企業長年的穩定客戶。但隨著汽車行業的高度飽和以及國外零部件企業的進入,外部競爭趨于白熱化,FB 公司的經營效益近幾年也由過去的持續走高逐漸趨于平穩。FB 公司的產品種類繁多,高達上百種的產品線給公司的存貨管理帶來很大的難度。公司除了本地的成品庫,零件庫和新產品庫,在天津、合肥等地都有對應可裝配的庫房存在。企業雖然采用了MRP II 與 JIT 相結合的方法來進行生產管理,但是由于種類繁多,倉儲與物流成本一直非常高。現企業已經成立內部審計小組,對未來的存貨內部控制問題開始具體的調查和改善。

      3.1.2 企業組織治理層結構圖。

      3.1.3 FB 公司存貨收發存流程。

      FB 公司的存貨流轉過程涉及銷售部、采購部、生產部、質保部以及物流部。

      首先生產管理部門根據銷售部下發的銷售訂單制定生產計劃以及物料需求清單;隨后采購部門根據生產下發的物料需求訂單進行原材料、外協件以及輔助材料與包裝的采購;采購的原材料、毛坯到貨后,根據供貨清單和入庫單由庫房及質保部進行驗收,質檢合格后由庫房辦理材料入庫手續并進行臺賬登記,在 ERP 系統上進行入庫輸入。由生產車間按照生產計劃組織生產,產成品生產包裝完畢后由質保部進行檢驗,檢驗合格后由庫房辦理成品出庫手續和臺賬登記并做好成品的防護包裝工作,生產部接到銷售部的發貨通知后,庫房根據相關發貨單據按期量供貨。

      3.1.4 FB 公司存貨管理相關人員崗位職責說明。

      1.存貨計劃員。

      一是開展生產計劃編制工作,包括根據董事會銷售計劃制定年生產計劃、年庫存計劃討論會、月滾動計劃。根據月滾動計劃制定當月日生產計劃。每月初召開計劃討論會。二是統計總結工作,統計日完成數量,廢品數量,停臺時間以及計劃變更原因。月度方面統計月生產完成統計,月庫存情況,庫存增減情況及原因。月工時完成、投入及每件工時的消耗。給集團提供產成品庫存結構分析。

      2.存貨采購員。

      按照生產計劃制作采購訂單,并組織組織生產物資到貨,保證生產順利實施,組織供應商進行 VA/VE 活動,降低采購成本,管理三方物流倉庫的物資,控制庫存,督促、協調物資的按時到達,管理供應商。

      3.存貨驗收員。

      存貨驗收人員要根據供貨清單、采購合同副本,正確驗明來貨的品名、規格、型號、數量等。經驗收人員和質保部同時驗收準確后簽字并發出門證,交給收貨人員入庫,并做好驗收臺賬記錄。如經驗收發現來貨的品名、規格、型號、數量等與來貨憑證、樣品或合同副本上的內容不符,須拒收,并報告倉庫主管處理4.庫管員。

      負責根據銷售的發運單進行出庫發貨,發貨時保證先進先出,并核對品種和數量。并將入庫出口單據及時記錄在 ERP 系統里。庫存產品超過 6 個月沒有發出,通知班長安排檢查是否有產品失效情況發生。在庫房內做好日常的 5S 工作,保證貨物擺放整齊,先發的貨擺在外邊。保證貨位卡與實物相符。配合內部審計小組和班長做好月末盤點工作。

      5.庫房班長。

      負責班組的安全生產管理和發貨評審管理,每日現場進行 5S 管理,檢查 4次垛放,器具擺放是否合理,是否清潔,破損,垛放是否存在安全隱患。對工藝紀律進行檢查與管理。每月末配合審計小組進行庫存盤點。

      6.存貨 ERP 系統記賬員。

      根據銷售的發運單,采購的入庫單,發貨時的出庫單,以及生產時的領料單等經審批的正規單據進行數據錄入,做到賬實相符,實時更新。按月與財務部門的存貨核算人員進行對賬。

      3.2FB 公司存貨在內部控制環境中存在的問題分析。

      3.2.1 內部審計存貨監管職責發揮不到位。

      單位的生產管理部和物流部是存貨管理的監管實施部門,其中設有組長和庫房班長對存貨進行每日清點,每月盤點以及年度計劃等等。但是監管職責僅限于部門內部,會因為部門內部工作量大,急于生產和發貨,滿足顧客要求而忽視每日的監督管理,這樣就需要本部門之外的特設內部審計組來及時進行監督以保證存貨的真實性完整性,防止因為監管不到位而影響公司的經濟效益。本企業內部審計部門的權力覆蓋范圍不足以保證每日每月的存貨盤點按時按質完成,后續的追查能力偏弱。

      3.2.2 看板管理人員權責制度不完善。

      看板管理是指為了達到準時生產方式(JIT)控制現場生產流程的一種管理工具。 準時生產方式的看板核心傳達信息:"何物,何時,生產多少數量,以何方式生產、搬運".JIT 是以看板作為信息傳遞的載體,將信息從最后一道工序向上一道工序進行傳遞。沒有看板,JIT 是無法進行的,因此,看板管理是控制庫存極為有效的手段。看板調動了車間生產的各個環節,防止各生產單元的孤立生產,建立了能夠自我循環、自我調節的拉動式生產管理體系。達到了生產從工序到工人之間的全面協同。

      但企業內部的看板管理執行起來并不理想,據統計,企業里專門監督看板管理的監管人員只有 2 人,而現場的看板卻高達幾十個,一是容易出現破損維護不及時,二是僅僅關注工序管理看板,對品質看板,設備機械看板的更新不及時也沒有專門的人員進行維護。三是由于生產過程中出現廢品,廢品數量的記錄不及時也無法及時入賬,導致實際收容數與看板規定收容數不符的現象。

      通過看板,生產現場管理人員可以直接掌握生產進度、質量、在產品數量、員工績效等現狀,為企業經營、管控和決策提供直接依據。通過績效看板,生產現場的工作業績一目了然,使得對生產的績效考核公開化、透明化,同時也起到了激勵先進、督促后進的作用。最重要的是提高了生產效率,產品整體制造周期大大縮短,在未增加額外投資的情況提高產能,及時滿足顧客需求。

      3.3FB 公司存貨在風險評估方面中存在的問題分析。

      3.3.1 缺乏專業性風險管理人才。

      隨著科技發展;市場經濟環境的改變,顧客的需求或預期改變;競爭者的變化;新的法律和行政命令的實施以及自然災害,企業的風險是多種多樣的,因此風險評估管理應該是持續不斷的一個過程。而 FB 公司雖然有內設的審計小組,但是缺乏定期、持續不斷的檢查;最重要是審計組人員的培養計劃方面投入較少,不能及時應對內外因素的變化。

      3.3.2 控制目標未隨外部風險變動而及時調整。

      企業風險評估通常都是與控制目標聯系在一起的。企業應根據隨時變動的外部環境,識別潛在風險因素來調整自身的內控目標。其中外部風險包括:經濟形勢、產業形勢、融資環境、市場競爭、資源供給、法律法規變動、技術進步以及工藝改進等等。但 FB 公司相關的銷售研發采購人員沒有積極的去根據外部風險來隨時調整自己的計劃。比如,根據銷售人員可以進行市場調查,本季度對某類產品的需求量增加,這樣需要及時的把市場信息匯報給生管部門和采購部門,修改生產目標,提高庫存儲備率;但 FB 公司因為內部溝通不暢,信息共享延遲,導致產能不足,無法第一時間適應市場變化,做出風險防控應對措施。再者,產品的銷售具有市場季節性變化,常會在銷售旺季存貨不足,而在銷售淡季存貨過剩,但 FB 公司無法對存貨銷售的季節性變化做出快速反應導致產品生命周期變短,或存貨積壓或存貨不足影響市場銷售的狀態。

      3.3.3 存貨風險識別范圍不全面。

      與存貨相關的企業風險識別停留在企業內部的風險識別,例如:存貨相關人員的權責分配,業務流程的規范,存貨成本的控制等等。但缺少對外部風險的關注,例如:因為季節性原因導致的銷售量的變化,國家對產業政策的改變對汽車市場的價格波動,外部競爭者的營銷策略改變對企業的影響等等。風險識別范圍不全面,造成巨大的存貨外部風險對企業存貨儲備量的估算和價值估算都會產生不利影響。

      3.4 企業存貨在控制活動中存在的問題分析。

      3.4.1 存貨采購與驗收環節出現的問題。

      1.采購人員對原材料市場的調查不夠主動。

      采購人員沒有定期根據市場變化做出價格分析,無法對供應商提出的價格波動做出最正確的判斷,因此無法做到最低價購置最優質量的采購理念。究其原因是因為采購人員的專業素質不高,將工作重點放在完成生產任務,滿足交貨期;以及人手欠缺等問題上面。沒有準確的市場價格調查,就會導致采購預算失效,與供應商談價處于被動狀態。

      2.企業現有供應商的整體水平偏低。

      企業現有的部分供應商規模小、實力弱、勞動生產率偏低,造成產品質量偏低而成本偏高,在市場上競爭力較差。與跨國汽車零部件企業巨頭相比,在模塊化制造、精益管理、成本控制等方面,尤其是產品研發與創新度等方面存在著很大差距,只能提供部分低端產品。產品質量方面欠缺檢測專業設備的成本投入,反而導致后續本企業的驗收難度加大,成本增高。除此之外,而長期合作的高品質供應商出現壟斷現象,供應商相對比較強勢,采購價格和交貨期上面都不占優勢。究其原因,企業供應商選擇范圍過窄,探索步伐緩慢,止步于現有范圍,沒有主動探索尋找新的供應商,同時也沒有定期對不良信譽的供應商給予懲罰機制,合同中設立的懲罰機制不能真實有效的實施,與供應商的關系不能達到合作共贏程度。供應商信息庫的更新不及時。

      3.存在供應商不按期交貨的現象。

      除了并無相應的懲罰機制,同時也沒有對于的激勵刺激。企業現期沒有一套行之有效的供應商激勵政策,供應商與企業的關系還停留在被動地接受企業圖紙和相關信息,并未參與到真正的設計中,這樣無法調動其創作性和主動性。

      4.驗收人員的清點力度不大。

      不能完全按著質量文件說明逐項進行驗收檢查。有時為了最快速度投入生產,按期交貨,導致驗收時僅對產品的數量型號進行確認,質量方面的把關力度不大,因此難以滿足后續生產需求。究其原因,人手欠缺、存在互相推諉現象、以及自身專業水平有限,對原材料性能方面的把握欠缺。

      3.4.2 存貨儲存與清查出現的問題。

      1.存貨儲備量過多,導致庫位空間不足。

      無法依據不同存貨的包裝形態及質量要求設定堆放方式及堆積層數,導致庫存積壓變形影響產品質量,垛高超出標準無法安全合規的領用。因此,庫管員要求增加外租倉庫,以至于成本增加,給后續的領用和公司的財務狀況都造成了相應的壓力。

      2.定期盤點制度實施不到位。

      如果企業不定期嚴格實施盤點制度將可能導致存貨出現賬實不符現象,且不能及時發現,造成存貨計價不準確。嚴重情況會影響發貨周期,直接導致經濟效益受損。企業目前的定期盤點制度不完善,有監督不嚴格,匯報不及時等問題。

      存貨盤點作為企業的重大風險控制點必須嚴加控制。

      3.盤點人員的專業技術水平不夠。

      目前存貨盤點小組僅由庫房管理員來進行工作,一般只清查存貨數量和重量是否賬實相符,更多重視財務方面的盤點、是否能做到賬實相符。但缺乏專業技術人員對產成品及零件等存貨的損毀生銹等技術層面做出正確的評估,可能造成已經不能滿足生產需要,導致存貨價值被高估現象,最終也會影響財務上面的資金價值真實性的體現。

      3.4.3 存貨領用與發出出現的問題。

      1.領用原材料時,缺少技術部門對原材料消耗定額的核準。

      通常是項目工程師一人下發領料計劃,缺少審核校對的技術人員,審核力度不大,導致因為領料過多或者過少影響后續生產和原材料浪費現象。例如領料過多,導致生產出多余產品,多余產品的倉儲又沒有良好的成本計算和保管,再次使用會出現時間過長,性能下降等情況,因此產生大量的產品堆積,企業成本增加。

      2.缺乏對輔助材料的明確。

      FB 公司對輔材的管理不夠規范化,比如產品的包裝不像產品本身有對相關質量的把關和驗收。而是完全采購入庫之后直接使用,缺少對輔材的專人驗收人員和制度規定。其次,領取輔助材料時未使用連號領料單和進行審批控制,對輔助材料的領取同樣存在未經授權審批就發出材料的問題。另外,各班組經常有輔助材料剩余情況,這些材料由車間自行保管,并未通知倉庫。這樣,輔助材料就很容易丟失、浪費和貪污,導致生產成本的虛增。

      3.庫位規劃不合理。

      其中貨物并未使用以存貨周轉頻率為基礎的 ABC 分類原則的擺放方法,經常出現,頻率高的貨物存放在內側,導致叉車取貨不便,耽誤發貨時間降低管理效率。同時,先進先出法流于表面,無法按標準規范實施,出現賬實不符的現象。

      檢查人員的管理力度欠缺和專業水平不足也是庫存規劃不能滿足企業現狀的原因所在。

      3.4.4 存貨成本核算方面出現的問題。

      1. 預算的編制不夠真實準確。

      預算可以是一種定量計劃,結合企業現有的資源水平,以生產經營目標及決策為基礎,制定出一定時間內的資金投入,分配比例,它可以一通過貨幣形式來對產品項目的投入進行評價并反映企業經濟效果。對于汽車零部件企業而言,市場競爭越激烈,價格風險越高,生產的波動越大,材料的不確定因素越多,涉及的部門越廣,也就越離不開存貨預算以及存貨預算管理。FB 公司第一,對于預算工作的重視程度不足。企業應加大投入財力、人力、物力,同時根據市場信息及時準確的變更預算方案。第二,沒有統一專業的預算方法并建立健全的管理體系。預算的方法有增量預算和零基預算兩種,企業首先明確采取哪一種預算方式,現在仍限制于根據歷史數據進行估算,編制的預算實用性不大,導致在預算的編制和執行過程中出現了偏差,不能真實準確的對于存貨成本控制做出事前性的指導。第三,預算沒用落實到每一個部門。企業存貨預算涉及到的不僅僅是財務部門,還有銷售部門、生管部門、采購部門、物流部門等等,每個部門只有各司其職,并進行統一匯總才能提高預算的準確性。

      2.存貨采購的重復估價方法不合理。

      FB 公司會計核算制度中規定,在 SAP 系統中進行輔料核算時,對于沒有采購發票的材料入庫單時,企業采用暫時估算價值入賬,次月將紅字發票沖回。但如果下一個月結賬仍然沒有收到與上月對應的紅字單據的發票,需要再次估價,這樣重復估價容易造成成本核算不準確。在大型制造業中,有些企業因為經營不善資金周轉不開導致無法支付欠款,更嚴重的是,很多供應商將企業能否支付前期欠款或者清賬,作為是否給對方開具發票的先決條件,這些都變成了采購發票久久不能被寄送過來的原因。此種方式易產生存貨成本不準確,財務人員的重復工作易出現也會增加舞弊風險。

      3.在產品與產成品的成本劃分不準確。

      FB 公司財務部沒有很好的采用約當產量法將生產成本在在產品與產成品之間進行分配。兩者的劃分不夠明確,這樣對存貨成本的估計就不夠準確。正常情況,每月生產管理部、財務部共同確定產品的完工程度并填制在產品完工程度表,計算完各自的成本之后,完工產成品又生產成本結轉到庫存商品當中,從而計算出銷售出庫的產品成本。

      3.5 企業存貨在信息的溝通與交流中存在的問題分析。

      3.5.1 ERP 信息管理系統二次開發不及時。

      FB 公司近期將之前現有的 MRPII 系統改為 SAP 系統,雖然工程維護管理員已經將公司的整體參數錄入新系統里,但由于新產品的不斷開發,結算部分存在很多未結算未查明原因的呆賬,導致現行操作仍有不能順利錄入的情況。除了徒增職員的工作量之外,還易出現由于效率降低導致的客戶延期付款等嚴重情況。

      企業應及時對 ERP 系統進行二次更新與維護,以免造成賬實不符等情況,對存貨的成本與未來預算造成不利影響。

      3.5.2 存貨信息共享失效。

      FB 公司現雖然已引入新的 SAP 系統,并已有效地將存貨的實物流與價值流相結合,但是對于公司各部門之間而言,由于權限設置的局限性,導致沒有一套程序能夠共享真實可靠的存貨信息,使之在工作中經常出現因信息不對稱而導致的銜接不暢問題。領導層也無法第一時間根據實際生產情況做出決策。究其原因是企業對于存貨信息管理系統的開發程度較低,沒有根據市場的需求及時更新換代,也沒有根據需要開發出新的子項目和分析管理的相關程序,導致了信息共享不暢。

      3.6 企業存貨在監控中存在的問題分析與影響。

      企業監控系統的主要活動包括:持續監督、個別評估以及報告缺陷。FB 公司對存貨的數量和價值除了進行持續監督控制工作外,應按照存貨的種類,存貨價值的不同進行分類控制,即進行個別評估。在特定的時間段對特定的存貨以及相關的業務流程進行自查檢測,并制定缺陷報告,及時向管理層反饋評估結果并進行報告分析。

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